Les questions à se poser avant de remplacer une messagerie d’entreprise

Vous me direz : “C’est trop tard” et vous n’aurez pas forcément tort car, en effet, le projet de remplacement de plateforme de messagerie/agenda d’entreprise, sur lequel je travaille actuellement, est déjà sur de bons rails. En particulier, les objectifs et enjeux ont été définis, et la plateforme technique est choisie (sur technologie SUN). Mais nous ne sommes pas là pour faire le débriefing du projet (ça viendra en son temps). Je voulais juste profiter de la publication d’un article de Dennis McDonald intitulé “Questions to ask before replacing corporate email”, que je vous engage à lire avant de revenir ici.

Questions to ask before replacing corporate email. (Le même traduit en français par Google).

Les usages des emails

Vous avez lu ? Avez-vous noté au début cette phrase :

I only use email to communicate with old people

qui est aussi un -autre- article ? C’est un fait chez les jeunes générations , que je constate chez mes enfants (15 et 12 ans) : ils sont constamment en conversations simulatanées avec leurs copains et copines, par msn, vidéo, jeux, mais jamais par email …

A relier avec la réflexion de Sylvie Bedard ci dessous

Je suis toujours un peu surprise que certains utilisent le courriel comme moyen de communication instantanée comme si nous étions tous branchés sans fil en tout temps. Probablement parce qu’en réalité certains le sont et qu’ils ne prennent aucun répit, pas même en meeting avec le patron et les collègues.

En entreprise, contrairement à la maison, l’email sert à tout : messagerie ‘normale’, messagerie instantanée, alertes, workflow, formulaires, pense-bête (qui ne s’est jamais envoyé un email à soi-même pour ne pas oublier telle tâche IM-POR-TANTE ?), etc … j’en oublie sûrement.

Si l’on veut à la fois décongestionner les emails, les ‘industrialiser’, les interconnecter avec les autres applications informatiques de l’entreprise, il faudra bien dans le même temps que les outils de communication mis à disposition des utilisateurs prennent ces différents usages en compte.

Et alors c’est quoi l’email de demain ?

Le problème : bien malin celui ou celle qui me dira quels seront les usages de l’email dans 5 ou 10 ans … C’est pour cela que le projet a depuis le début été construit sur la base de plateformes :

- une plateforme d’emails, la plus ‘évidente’ car ce monde est normalisé internationalement (SMTP et IMAP en sont les deux mamelles)

- une plateforme d’agenda, moins évidente car moins normalisée (et pourtant très prometteuse : pouvoir partager une partie de ses agendas, incorporer des agendas d’entreprise -calendriers commerciaux, techniques, projets- et des agendas publics -vacances, jours fériés, démarches administratives, …-)

- et des plateformes émergentes (messagerie instantanée, gestion d’identité, authentification, cryptage, …)

A ‘penser’ aussi avec les nouveaux outils collaboratifs (OK les emails n’en sont peut-être pas, mais tout le monde fait comme si ) que sont les Wikis, blogs, et leurs futures déclinaisons (Facebook d’entreprise, BlueKiwi and so on…). Ce sont ces nouveaux outils qui vont désengorger les emails. Pour les utilisateurs le problème de ‘gestion des informations’ se déplacera sur d’autre terrains, avec des outils certainement mieux adaptés.